Automatisierung von Geschäftsprozessen

Automatisierung von Geschäftsprozessen ist der systematische Einsatz von Software, um wiederkehrende manuelle Aufgaben in Unternehmensbereichen wie IT, Vertrieb und Kundenservice durch digitale Workflows zu ersetzen — mit dem Ziel, Effizienz zu steigern und Fehlerquoten zu senken.

Schweizer Unternehmen investieren zunehmend in Digitalisierung, doch viele automatisieren nur Einzelaufgaben statt durchgängiger Prozesse. Ohne klare Automatisierungsstrategie entstehen Insellösungen, die isoliert funktionieren, aber keinen echten Effizienzgewinn bringen. Salesforce-Daten zeigen: Unternehmen mit end-to-end automatisierten Geschäftsprozessen sparen durchschnittlich 25 % Bearbeitungszeit pro Case. Der Schlüssel liegt in einer ganzheitlichen Strategie — von der Bedarfsanalyse über die richtige Software bis zum Change Management.

Das Wichtigste in Kürze

• Mehr als Einzelaufgaben: Geschäftsprozessautomatisierung orchestriert ganze Workflows end-to-end — von der Kundenanfrage bis zur Lösung.
• IT, Vertrieb, Kundenservice: Diese drei Bereiche bieten das grösste Automatisierungspotenzial und liefern den schnellsten ROI.
• 4-Schritte-Methode: Technik annehmen → Bedarf ermitteln → Software wählen → Strategie entwickeln — so gelingt die Einführung strukturiert.
• Messbare Ergebnisse: Gesteigerte Effizienz, geringere Kosten, höhere Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit durch Entlastung von Routineaufgaben.

Dieser Leitfaden zeigt, welche Geschäftsprozesse sich für Automatisierung eignen, welche 5 Vorteile Unternehmen konkret erwarten können und wie Sie in 4 Schritten — von der Bedarfsanalyse bis zur Salesforce-Integration — Ihre Prozesse systematisch automatisieren. 

Was versteht man unter der Geschäftsprozessautomatisierung? 

 In einem Unternehmen gibt es viele Prozesse. Je nach Branche und Unternehmensgrösse ist es sehr unterschiedlich, wie komplex diese Prozesse sind. Eines ist jedoch klar: Sie können eine Menge Zeit verschlingen. 

Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen Aufgaben, die normalerweise manuell erledigt werden, automatisieren. Vor allem bei täglich anfallenden To Dos ist das sehr praktisch. 

Dabei kann es sich um viele verschiedene Aufgaben handeln – von der Beantwortung von Kundenanfragen bis hin zur Erledigung wiederkehrender Arbeiten. Zudem hilft die Automatisierung von Geschäftsprozessen dabei, effizient auf das papierlose Büro umzustellen.  

Es können Aufträge automatisiert werden, für die eine grosse Menge an Rohdaten anfallen und bei denen eine umfangreiche Dokumentation nötig ist. Passende Software hilft dabei, all das nicht nur zu automatisieren, sondern auch ressourcensparend vorzunehmen. 

Welche Geschäftsprozesse können automatisiert werden? 

Tatsache ist: In Unternehmen gibt es kaum Bereiche, in denen keine Automatisierungsmassnahmen getroffen werden können. Es gibt allerdings Abteilungen, die in besonderem Masse dafür geeignet sind: 

• IT: Als digitale Einheit von Unternehmen ist die IT geradezu dafür geschaffen, automatisiert zu werden. 

• Vertrieb: Tools wie ein CRM-System helfen dabei, Aufgaben rund um den Kunden zu automatisieren. Opportunities können verwaltet werden, Leads werden generiert und massgeschneiderte Angebote können konzipiert werden. 

• Kundenservice: Der Kundensupport profitiert in hohem Masse von der Automatisierung. Eine schnelle und kompetente Auskunft wird möglich. 

Automatisierung von Geschäftsprozessen – 5 Vorteile für Unternehmen 

Automatisierungslösungen eignen sich für jedes Unternehmen. Vom kleinen Start-up über den mittelständischen Betrieb bis hin zum grossen Konzern – es gibt viele Vorteile, von denen alle Arten von Firmen profitieren können. Wir von Cloud Consultants haben 5 Vorteile für Sie zusammengetragen. 

1. Gesteigerte Effizienz 

Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen wird das Unternehmen im Allgemeinen effizienter und produktiver. Entsprechende Massnahmen helfen dabei, Fehler zu vermeiden und lästige sowie mühevolle Arbeiten zu automatisieren.  

So entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, die mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben haben. Zudem führen Automatisierungslösungen zu einer Einsparung von Ressourcen. Immerhin sind dadurch nicht mehr so viele Arbeitskräfte nötig. 

2. Geringere Kosten 

Unternehmen, die effizient agieren, können Kosten sparen. Das wiederum steigert die Rentabilität. Mitarbeiter, die zuvor Papierdokumente händisch bearbeitet haben, können weitaus wichtigere Aufgaben übernehmen, wodurch die Ressourcen in Form von Arbeitskräften effizienter eingesetzt werden. 

3. Transparenz 

 Tools zur Datenerfassung, Berichterstattung und Analyse ermöglichen ein hohes Mass an Transparenz. Dieses ist vor allem dann sehr wichtig, wenn mehrere Abteilungen Hand in Hand arbeiten sollen. Jeder hat den Blick auf die nötigen Daten und kann sehen, was bereits erledigt wurde und was nicht. 

4. Einfachere Verwaltung 

Dokumente und Daten müssen nicht mehr physisch aufbewahrt werden und verstopfen auch nicht das E-Mail-Postfach, wenn Unternehmen entsprechende Lösungen für die Automatisierung von Geschäftsprozessen nutzen.  

Die Verwaltung wird optimiert, was wiederum Zeit spart. Ausserdem haben Sie alles dann zur Hand, wenn Sie es brauchen. Immerhin werden Dokumente und Daten zentral gespeichert, was einen einfacheren Zugriff und mehr Übersicht erlaubt. 

5. Mehr Zufriedenheit 

Sowohl Kunden als auch Mitarbeiter können durch Massnahmen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen zufriedener werden. Automatisierungen bedeuten, dass ein grosser Teil der Arbeit wegfällt. Und das ist meist genau der Teil, der sich bei Mitarbeitern ohnehin nicht gerade grosser Beliebtheit erfreut. 

Ihre Kunden können zufriedengestellt werden, da schneller und zielgerichteter auf sie eingegangen werden kann. Dank praktischer Automatisierungstools erhalten Kunden eine schnelle und kompetente Auskunft und massgeschneiderte Lösungen für ihre Anliegen. 

Automatisierung von Geschäftsprozessen – wie sieht das in der Praxis aus? 

Unternehmen, die noch nicht viele Automatisierungsmassnahmen getroffen haben, stehen zunächst vor der grossen Frage: Wie lassen sich Geschäftsprozesse überhaupt automatisieren? Und welche Schritte muss man durchlaufen, um das zu erreichen? Wir haben eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Sie vorbereitet, die den Weg zur Geschäftsprozessautomatisierung ebnet. 

1. Technik annehmen 

Vertrauen in die Technik ist absolut wichtig, wenn man das Unternehmen auf Geschäftsprozessautomatisierung vorbereiten möchte. Für viele Unternehmer bedeutet Automatisierung immer noch „Kontrollverlust“. Dass das allerdings gar nicht so ist, zeigen viele Beispiele. 

Es gilt, Technik als Chance zu sehen und nicht als Feind. Dabei ist es wichtig, die unterstützenden Funktionen technischer Lösungen nicht nur in der Führungsebene zu erkennen. Jeder im Team muss voll und ganz dahinterstehen. Immerhin hilft es nichts, wenn Systeme integriert werden und diese von den Mitarbeitern nicht angenommen werden. 

Kommunikation und Weiterbildungen sind Wege, wie sich das Bewusstsein dafür schaffen lässt, dass die Automatisierung etwas Gutes ist. 

2. Bedarf ermitteln 

Automatisierung geht nicht von heute auf morgen. Zunächst einmal muss klar sein, wo überhaupt Bedarf besteht. Das ist von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. Durch eine Analyse von Geschäftsprozessen lässt sich ermitteln, wo noch Verbesserungspotenziale bestehen. Ein Soll-Ist-Vergleich ist ebenfalls ratsam. 

Wichtig ist, dass Sie zuerst Ihren individuellen Bedarf kennen und erst dann Lösungen suchen, wie sich Prozesse automatisieren lassen. Andernfalls kann es sein, dass Ihre gewählte Lösung gar nicht zum vorherrschenden Problem passt. 

3. Geeignete Software finden 

Für die Automatisierung von Geschäftsprozessen eignen sich verschiedene Systeme. Wichtig ist, dass Sie eine Software finden, die Ihre individuellen Anforderungen erfüllt. Zudem sollte sie mit der bestehenden IT-Infrastruktur kompatibel sein. Nur dann kann sie eine Bereicherung für den Unternehmensalltag darstellen. 

Viele Unternehmen entscheiden sich für die Integration von Salesforce. Bei Salesforce handelt es sich um einen Anbieter für CRM-Systeme und einer umfangreichen Cloud für die Optimierung vielzähliger Geschäftsprozesse. Da sich die Funktionen massgeschneidert zusammensetzen lassen, erhält jedes Unternehmen genau die Lösung, die es benötigt. Einen umfassenden Überblick darüber, was Salesforce als Plattform bieten kann, finden Sie in unserem Plattform-Guide — inklusive leistungsstarker Automatisierungswerkzeuge wie Salesforce Flow. 

4. Strategie entwickeln 

Wenn Sie Geschäftsprozesse automatisieren möchten, sollten Sie planvoll vorgehen. Empfehlenswert ist, eine Strategie zu entwickeln. Testen Sie die gewählte Software, durchlaufen Sie den Onboarding-Prozess und holen Sie alle Beteiligten an Bord. Stellen Sie zudem einen Plan auf, wie Sie Prozesse Stück für Stück automatisieren möchten. 

Geschäftsprozesse mit Salesforce automatisieren 

Salesforce ist eine beliebte Lösung, wenn es um die Automatisierung von Geschäftsprozessen geht. Damit Sie die Funktionen voll ausschöpfen können, sollten Sie sich von einem Spezialisten beraten lassen. 

Wir von Cloud Consultants stellen gerne ein individuelles Paket für Sie zusammen, das auf die individuellen Anforderungen Ihres Betriebs zugeschnitten ist. So erhalten Sie genau die Funktionen, die Sie für die Geschäftsprozessautomatisierung benötigen. Da sich die Bausteine flexibel verändern lassen, können Sie den Leistungsumfang jederzeit anpassen. So entspricht Salesforce immer genau Ihren Bedürfnissen. 

Wichtig: Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren möchten, sollten Sie immer einen Profi an der Hand haben. Wir von Cloud Consultants stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite und helfen Ihnen, Ihre Strategie umzusetzen. Zudem können Sie dadurch sicherstellen, dass Sie ab Tag 1 die bestmögliche Hilfestellung bei der Nutzung Ihrer neuen Systeme haben. 

Fazit: Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Salesforce 

Viele Unternehmen streben nach Lösungen, um Geschäftsprozesse zu automatisieren. Systeme wie Salesforce sind dafür ideal geeignet. Die meisten Bereiche eines Unternehmens eignen sich dafür, automatisiert zu werden. So können Sie von zahlreichen Vorteilen profitieren, die von einer gesteigerten Effizienz über eine Kostenersparnis bis hin zu zufriedeneren Kunden und Mitarbeitern reichen. 

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