Intelligent Process Automation: Was ist IPA und welche Vorteile bietet sie?

Intelligent Process Automation (IPA) ist ein Technologie-Ansatz, der Robotic Process Automation (RPA), Künstliche Intelligenz und Digitale Prozessautomatisierung kombiniert, um auch komplexe Geschäftsprozesse mit unstrukturierten Daten ganzheitlich zu automatisieren.

Klassische RPA stösst bei handschriftlichen Dokumenten, gesprochener Sprache oder kontextabhängigen Entscheidungen an ihre Grenzen — genau dort setzt IPA an. Durch die Ergänzung um KI und Natural Language Processing kann IPA auch unstrukturierte Daten verarbeiten, die über 80 % der Unternehmensinformationen ausmachen. Unternehmen, die IPA einsetzen, berichten von bis zu 40 % kürzeren Prozesszeiten bei gleichzeitig höherer Genauigkeit.

Das Wichtigste in Kürze

• Über RPA hinaus: IPA kombiniert RPA, DPA, KI und NLP — damit werden auch komplexe, unstrukturierte Aufgaben automatisierbar.
• 4 Kernvorteile: Kostenersparnis, gesteigerte Genauigkeit, besseres Kundenerlebnis und konsistente Compliance-Einhaltung.
• Praxiserprobt: Von automatischer Formularverarbeitung über Kundenservice-Optimierung bis zur KI-gestützten Buchhaltung.

Während unser Leitfaden zur Geschäftsprozessautomatisierung den strategischen Rahmen bietet, zeigt dieser Artikel die technologische Seite: welche Technologien hinter IPA stecken, welche 4 Vorteile sie bringt und wie sie in der Praxis — von Formularen bis Buchhaltung — konkret eingesetzt wird.

Definition: Was ist Intelligent Process Automation?

Intelligent Process Automation – oder auch kurz: IPA – umfasst eine Reihe an Technologien. Sie kommen allesamt in der Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) zum Einsatz. Durch die Kombination der Technologien lassen sich digitale Prozesse integrieren, automatisieren und verwalten.

Teilbereiche von IPA sind:

• Robotic Process Automation (RPA)
• Digitale Prozessautomatisierung (DPA)
• Künstliche Intelligenz (KI)

Da IPA verschiedene Teilbereiche umfasst, geht sie über herkömmliche Methoden zur Automatisierung hinaus. Für Unternehmen bietet das viele Vorteile: Die Analyse, die Verwaltung und die Organisation verschiedenster Informationen kann mithilfe der Intelligent Process Automation automatisiert werden.

Wie nutzen Unternehmen IPA?

Die Intelligent Process Automation wird in Unternehmen in verschiedenen Bereichen relevant. Generell gibt es viele Möglichkeiten, wie sich IPA einsetzen lässt. Da Firmen mit vielen unstrukturierten Daten wie Briefen, eingescannten Dokumenten und E-Mails zu tun haben, ist IPA eine wunderbare Möglichkeit. Der Automatisierungsprozess macht es möglich, selbst solche Daten, die sich von einem Computer nur schwer bis gar nicht analysieren lassen, zu verarbeiten. Das liegt in aller Regel daran, dass die Daten ein aussergewöhnliches Format haben: Handschrift, gesprochener Text, Bilder, Videos und mehr.

Ein Überblick über die Technologien der Intelligent Process Automation

Wie bereits eingangs erwähnt, handelt es sich bei der Intelligent Process Automation nicht etwa um eine einzelne Technologie. Vielmehr beschreibt IPA einen Komplex an verschiedenen Technologien, die bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen helfen. Wir von den Cloud Consultants geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten davon:

• RPA (Robotic Process Automation): Die Hauptvorteile dieser Technologie sind Geschwindigkeit und Effizienz. Durch den Einsatz spezieller Software können menschliche Handlungen nachgeahmt und damit Prozesse automatisiert werden. Diese „Roboter“ zeichnen Klick-Pfade auf, um sich beispielsweise einzuloggen oder Informationen von Webseiten zu bekommen, da es keine API gibt. Dadurch können Sie umfangreiche, manuelle und sich wiederholende Aufgaben effizienter stemmen.
• DPA (Digitale Prozessautomatisierung): Die Digitale Prozessautomatisierung wird auch Prozessor-Orchestrierung genannt. Hierunter fallen verschiedene intelligent process automation-Technologien, die Aufgaben und Funktionen ohne Unterbrechung fertigstellen können. Sie können damit verschiedene interne Dienstleistungen und die Verwaltung kundenorientierter Serviceprozesse verbessern.
• KI (Künstliche Intelligenz): KI lässt sich heutzutage vielfältig verwenden. Sie ist in der Lage, Muster in Daten zu erkennen und lernt stetig dazu, um immer intelligentere Entscheidungen treffen zu können. So kann die KI beispielsweise strukturierte Daten beobachten und darin gewisse Muster erkennen.
• NLP (Natural Language Processing): Die Verarbeitung natürlicher Sprache hilft dabei, das gesprochene und geschriebene Wort zu erfassen, zu interpretieren und zu manipulieren. Entsprechende Software eignet sich daher für einen umfangreichen Einsatzbereich, um z.B. Gespräche aufzuzeichnen, um daraus Dinge für die Dokumentation zusammenzufassen.

Durch die Bandbreite an Möglichkeiten, die unter Intelligent Process Automation zusammengefasste Technologien bieten, können Unternehmen viele Prozesse einfacher gestalten. Es lassen sich beispielsweise manuelle Klicks ersetzen, regelbasierte Entscheidungen treffen, Vorschläge an Kunden machen oder Geschäftsprozesse überwachen. Damit zeigt sich, dass sich IPA nicht nur für Automatisierungsprozesse eignet. Die Technologien ermöglichen Ihnen auch, Prozesse zu überwachen, zu analysieren und stetig zu verbessern. Insbesondere KI-Assistenten nutzen diese Technologien, um als digitale Helfer im Unternehmensalltag Aufgaben wie Terminplanung, Datenabfragen und Kundenservice-Anfragen intelligent zu automatisieren.

Vorteile von Intelligent Process Automation

Unternehmen können in vielerlei Hinsicht von IPA profitieren. So ist es unter anderem möglich, die Mehrheit der anfallenden manuellen Aufgaben zu automatisieren, Prozesszeiten zu verkürzen und den ROI zu verbessern.

IPA erweist sich deshalb so vorteilhaft, da sie RPA, DPA und KI miteinander vereint. Dadurch entsteht ein Mix an Vorzügen, um den Workflow eines Unternehmens nachhaltig zu verbessern.

Als besonders vorteilhaft gilt auch die Automatisierung von Ende-zu-Ende-Prozessen mithilfe der Intelligent Process Automation. Damit lässt sich das Fehlerrisiko signifikant reduzieren. Zu häufigen Fehlern zählen beispielsweise falsche Dateneingaben, die viele Folgen nach sich ziehen können.

Ein grosser Vorzug besteht vor allem darin, dass sich IPA durchaus für komplexe Aufgaben eignet. Generell heisst es, dass die Intelligent Process Automation da weitermacht, wo Robotic Process Automation an ihre Grenzen kommt.

4 Gründe für die Nutzung von Intelligent Process Automation in Unternehmen

Möchten Sie IPA auch in Ihrem Unternehmen nutzen? Wir haben 4 Gründe für die Nutzung von Intelligent Process Automation für Sie zusammengetragen.

1. Kostenersparnis

Durch IPA lässt sich die Produktivität eines Unternehmens steigern. Zudem werden Ihre Mitarbeiter von den Technologien tatkräftig unterstützt. Das bietet Ihnen eine hervorragende Möglichkeit zur Kostenersparnis. Prozesse gehen schneller und laufen genauer ab. Das führt zu besseren Produktionsergebnissen und eine Reduktion des Aufwandes und daher kommt es zu Einsparungen hinsichtlich der Zeit für den Aufwand.

2. Steigerung der Genauigkeit

Mit IPA laufen Prozesse wesentlich genauer ab. Dadurch steigt die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen. Lernt die KI immer weiter dazu, sind immer bessere Ergebnisse zu erwarten. Zudem unterstützt sie Unternehmen bei der Entscheidungsfindung.

3. Optimierung des Kundenerlebnisses

Da Sie dank Intelligent Process Automation wesentlich schneller und zuverlässiger hochwertige Produkte und Dienstleistungen anbieten können, wird das Kundenerlebnis immer besser. Zudem sind die Beantwortung von Fragen und die Klärung von Anliegen wesentlich schneller und in einer hohen Qualität möglich. All das führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit, was letztendlich einen grossen Wettbewerbsvorteil darstellt.

4. Einhaltung von Regelungen und Vorschriften

In vielen Unternehmensbereichen gibt es gewisse Vorschriften und Regelungen, an die Sie sich halten müssen. Andernfalls kann es zu rechtlichen Schwierigkeiten kommen. Die Intelligent Process Automation hilft Ihnen auch in diesem Bereich. Sie unterstützt die konsistente Einhaltung von Vorschriften, indem sie Aufgaben automatisiert erfüllt.

Beispiele aus der Praxis: So kommt IPA in Unternehmen zum Einsatz

Die Anwendungsbereiche von Intelligent Process Automation in Unternehmen sind vielfältig. Im Grunde lässt sie sich überall dort einsetzen, wo sonst manuell Aufgaben erledigt werden müssen. In der Folge zeigen wir Ihnen praktische Beispiele, wie die Verwendung von IPA in der Praxis aussehen kann.

Bearbeitung von Formularen

Ein Unternehmen muss Daten an seine Kunden übermitteln. Allerdings nimmt die manuelle Bearbeitung sehr viel Zeit in Anspruch. Dabei kann es sich zum Beispiel um Kundenanfragen oder Versicherungsansprüche handeln.

Mitarbeiter in der Schadensabteilung verbringen somit jährlich mehrere Stunden allein mit der Bearbeitung solcher Anfragen. Ein IPA-Tool kann den Aufwand reduzieren. Es erledigt die Eingabe der Daten aus Schadensformularen in das CRM-System, sodass alle Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit vollen Zugriff auf alle Informationen haben. Durch den End-to-End-Prozess kann auch gleich ein automatischer Versand an den Kunden erfolgen.

Kundenservice

Mitarbeiter im Kundendienst müssen Daten aus verschiedenen Quellen zusammentragen. Kunden melden sich in Form eines Telefonanrufs, per E-Mail oder im Online-Chat. Hat ein Mitarbeiter nicht sofort alle Daten zur Hand, wenn sich ein Kunde erneut meldet, kann sich das negativ auf die Customer Journey auswirken.

Dank Intelligent Process Automation lassen sich die Daten automatisch aus der Datenbank abrufen und mit zusätzlichen Informationen abgleichen. So sind Datensätze stets aktuell. Damit ist nicht nur ein besserer Kundenservice möglich. Es lassen sich damit auch Verzögerungen vermeiden, die verfügbaren Ressourcen optimieren und Engpässe verhindern.

Buchhaltung

Auch für die Buchhaltung wird viel Zeit aufgewendet. IPA-Lösungen erkennen Rechnungen automatisch und können sie direkt einbuchen. Informationen wie Datum, Lieferant, Preis, Artikel, Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum werden automatisch erkannt und weitergeleitet, damit die Rechnung entsprechend weiterverarbeitet werden kann. So ist es möglich, die Zahlung zum optimalen Zeitpunkt vorzunehmen und stets alle Rechnungen digital erfasst an einem Ort zu speichern.

Fazit: Intelligent Process Automation als Bereicherung für Geschäftsprozesse

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen führt zu einer gesteigerten Effizienz und vielen weiteren Vorteilen. Um eine ganzheitliche Automatisierung zu implementieren, greifen viele Unternehmen zu IPA – Intelligent Process Automation. Sie vereint verschiedene Technologien, die sich selbst für komplexe Aufgaben hervorragend eignen. Wer vor der IPA-Einführung bestehende Prozesse straffen möchte, findet in unseren 6 Tipps zur Geschäftsprozessoptimierung konkrete Ansatzpunkte. Und Unternehmen, die bereits Salesforce nutzen, können IPA-Prinzipien mit Salesforce Flow und der Salesforce-Plattform direkt in ihre CRM-Workflows integrieren.

Wachstum ist schwer, aber wir helfen Ihnen​

Sie sind auf dem Weg zum einfachsten Geschäftswachstum aller Zeiten. Zögern Sie nicht und buchen Sie noch heute Ihren Anruf, um die Zukunft zu verändern.