Lead Management Process: Definition, Vorteile & Anleitung (2026)

Lead Management ist der systematische Prozess, mit dem Unternehmen Interessenten von der ersten Kontaktaufnahme über Qualifizierung und Pflege bis zum Verkaufsabschluss entwickeln — in sechs definierten Schritten: Erfassung, Tracking, Qualifizierung, Pflege, Verteilung und Reporting.

Schweizer KMU generieren über digitale Kanäle eine wachsende Zahl an Leads pro Monat. Doch ohne strukturierten Prozess gehen bis zu 71 % dieser Kontakte verloren, bevor der Vertrieb sie überhaupt kontaktiert (Forrester). Der häufigste Fehler: Leads werden erfasst, aber nie systematisch qualifiziert oder nachgefasst. Unternehmen, die einen definierten Lead Management Process implementieren, steigern ihre Conversion-Rate nachweislich um 30–50 %.

Das Wichtigste in Kürze

• 6-Stufen-Prozess: Erfassung → Tracking → Qualifizierung → Pflege → Verteilung → Reporting. Jeder Schritt hat klare Übergabekriterien, die verhindern, dass Leads im Trichter verloren gehen.
• Lead-Scoring als Priorisierungshebel: Durch Bewertung nach Kaufinteresse, Budget und Eignung fokussiert Ihr Vertrieb auf die Leads mit der höchsten Abschlusswahrscheinlichkeit.
• CRM-Automatisierung: Salesforce Sales Cloud automatisiert Erfassung, Scoring und Verteilung — Unternehmen berichten von deutlich kürzeren Verkaufszyklen.
• Omnichannel-Erfassung: E-Mail, PPC, Content-Marketing, Social Selling und Events — Leads aus allen Kanälen fliessen in einen zentralen Prozess.

Dieser Artikel erklärt die sechs Schritte eines funktionierenden Lead Management Process, zeigt konkrete Vorteile und liefert praxiserprobte Tipps — inklusive CRM-Integration. Ergänzend bietet unser Sales Cloud Guide den Überblick über die Salesforce-Vertriebsplattform, und unser CRM-Grundlagen-Artikel erklärt, warum ein CRM die technische Basis für jedes Lead Management bildet.

Definition: Was ist ein Lead Management Process?

Der Lead Management Process – häufig auch nur „Lead Management“ genannt – dient der Erfassung und Organisation von Lead-Informationen. Zudem fällt darunter auch die Verwaltung der Interaktionen mit Leads.

Hierzu werden Leads aus verschiedenen Quellen erfasst. Anschliessend folgen ihre Qualifizierung und die Verteilung an die Mitarbeiter im Vertrieb. Im Anschluss werden Interaktionen mit den Leads verfolgt und aufgezeichnet. Dabei ist es ganz gleich, ob es sich um Online- oder Offline-Interaktionen handelt.

Der Lead Management Process endet dann, wenn ein qualifizierter Lead zum zahlenden Kunden geworden ist. Folgende Schritte durchläuft der Prozess:

1. Lead-Erfassung und -Identifikation
2. Lead-Verfolgung
3. Lead-Qualifizierung
4. Lead-Pflege
5. Lead-Verteilung und Verkaufsumsetzung
6. Reporting / Berichterstattung

Warum lohnt sich ein strukturierter Lead Management Process?

Im Lead Management Process durchlaufen Sie einige Schritte. Doch was sind eigentlich die konkreten Vorteile des Prozesses? Tatsächlich können Unternehmen in vielerlei Hinsicht von einem durchdachten Lead Management Process profitieren.

Verhindern Sie, dass Ihnen gute Leads verloren gehen.

Ohne eine sorgfältige Pflege Ihrer Leads können sie schnell verloren gehen. Es gibt viele Gründe, aus denen Leads ihr anfängliches Interesse verlieren können. Womöglich ist der Interessent allgemein noch nicht zum Kauf bereit oder das Produkt entspricht nicht seinen Bedürfnissen. Vielleicht versäumen es Sie allerdings auch, nachzufassen, oder Sie bieten nicht genug Mehrwert. Der Lead Management Process hilft dabei, sich Leads warmzuhalten.

Segmentieren Sie heisse, warme und kalte Leads.

Je nachdem, wie wahrscheinlich ein Kauf ist, lassen sich Leads in heiss, warm und kalt segmentieren. Im Lead Management Process dreht sich alles darum, sodass Sie den optimalen Zeitpunkt für einen Verkauf herausfinden können.

Wahrscheinlich ist eine Kaufintention auch dann, wenn sich ein Nutzer einen Termin über Ihre Webseite bucht. Öffnet jedoch ein Lead Ihre E-Mails nicht einmal, ist ein Kaufinteresse sehr unwahrscheinlich. Immerhin weiss die Person nicht einmal von Ihrem Angebot.

Das ist für Sie sehr relevant, da Sie sich auf diese Weise vermehrt auf die Leads konzentrieren können, bei denen die Kaufwahrscheinlichkeit am höchsten ist.

Fassen Sie zum richtigen Zeitpunkt nach.

Ein möglicher Grund, aus dem Leads ihr Interesse verlieren können, ist, dass Sie nicht oder nicht zum richtigen Zeitpunkt nachfassen. Der Lead Management Process ist darauf ausgelegt, zielgerichtet nachzufassen, um das zu verhindern.

Hier ist ein CRM-System sinnvoll, da sich auf diese Weise überprüfen lässt, über welche Kanäle ein Kunde mit Ihrem Unternehmen Kontakt hatte und worum es dabei ging. So lässt sich herausfinden, wann der richtige Zeitpunkt für ein vorsichtiges Nachfassen gekommen ist.

Beachten Sie dabei, dass Sie immer die Balance halten. Das Nachfassen wird im schlimmsten Fall als Aufdringlichkeit gewertet, was das Interesse eines Leads ebenfalls zunichtemachen kann.

In 6 Schritten zum optimalen Lead Management Process

Sie möchten in Ihrem Unternehmen Lead Management betreiben? Mit folgenden 6 Schritten können Sie den Prozess erfolgreich umsetzen.

1. Lead-Erfassung

Der erste und einer der wichtigsten Schritte im Lead Management Process ist die Lead-Generierung. Leads mit Verkaufschancen werden aus verschiedenen Quellen auf einer Plattform gemeinsam mit nützlichen Informationen gesammelt.

2. Lead-Verfolgung

Um zu identifizieren, ob Ihre Leads auch an einem Verkaufsgespräch interessiert sind, müssen Sie aktives Tracking vornehmen. Auf diese Weise verfolgen Sie die Aktivitäten der Leads. Dazu zählen beispielsweise:

• Besuchte Seiten auf der Webseite
• Öffnen und Anklicken von E-Mails
• Reaktion auf SMS, WhatsApp-Nachrichten und Anrufe

Das Tracking spielt deshalb eine so wichtige Rolle, da Sie sich damit bei Nachfassaktionen an den Kontext erinnern können.

3. Lead-Qualifizierung

Anschliessend sollten Sie Ihre Leads nach folgenden Kriterien qualifizieren:

• Kaufinteresse
• Fähigkeit zum Kauf
• Eignung

4. Lead-Pflege

Jetzt geht es darum, Beziehungen zu Ihren Leads aufzubauen, um sie zu qualifizierten Interessenten zu machen. Immerhin muss die Basis stimmen, bevor es an den Vertrieb von Produkten und Dienstleistungen geht.

5. Lead-Verteilung

Die Lead-Verteilung hilft dabei, die Leads auf Ihre Mitarbeiter im Vertrieb zu verteilen. Das macht unter anderem dann Sinn, wenn Sie Vertriebsmitarbeiter für spezielle Produkte oder in verschiedenen Regionen haben. Durch diesen Schritt im Lead Management Process stellen Sie sicher, dass der richtige Lead dem richtigen Mitarbeiter zugewiesen wird.

6. Reporting

Nach der Lead-Verteilung gehen Leads hoffentlich in Conversions über. Das bedeutet, dass sie zu zahlenden Kunden werden. Im Anschluss sollten Sie im Zuge des Reportings Feedback einholen, um Ihr Lead Management nachhaltig optimieren zu können. Die gewonnenen Erkenntnisse dienen als Grundlage für das weitere Vorgehen.

Wie optimieren Sie Ihren Lead Management Process?

Nachdem die 6 Schritte zu erfolgreichem Lead Management klar sind, geht es an ein paar Tipps. Mit diesen können Sie aus dem Prozess das Beste herausholen und besonders gründlich hervorgehen.

Gründliches Tracking

Zwar besteht der Lead Management Process nicht nur aus Tracking, doch es ist ein äusserst wichtiger Teil, Leads und Kunden zu verfolgen. Dazu gehört, auch das Stadium im Blick zu behalten, in dem sich Ihre Leads im Verkaufstrichter befinden. Nur so können Sie herausfinden, wann Sie beispielsweise eine Nachfassaktion starten können.

Enge Zusammenarbeit aller Mitarbeiter

Wenn Sie mit Ihrem Lead Management Process erfolgreich sein möchten, sollten Sie alle beteiligten Mitarbeiter ins Boot holen. Vertrieb, Marketing und Kundenbetreuung sollten den Prozess kennen und ihre jeweiligen To Dos haben. Dadurch lässt sich verhindern, dass Chaos entsteht und Kunden einen negativen Eindruck gewinnen.

Das passende CRM-Tool

Ein praktisches Tool für den Lead Management Process ist ein CRM-System. Das Customer Relationship Management ist darauf ausgelegt, alle Informationen rund um Kunden zentral zu sammeln. So haben alle Mitarbeiter Zugriff auf die Daten, die sie benötigen. Wir von Cloud Consultants helfen Ihnen gerne bei der Auswahl der richtigen CRM-Software, damit Ihre Geschäftsprozesse wie gewünscht ablaufen.

Omnichannel

Omnichannel spielt im Lead Management eine wichtige Rolle. Sprechen Sie Kunden und Interessenten über verschiedene Kanäle an und ermöglichen Sie ihnen, Ihr Unternehmen über ihren Wunschkanal zu kontaktieren, holen Sie Ihre Zielgruppe optimal ab.

Folgende Kanäle dürfen bei einem Omnichannel-Ansatz nicht fehlen:

• E-Mail-Marketing
• Pay-per-Click-Werbung
• Content-Marketing
• Social Selling
• Webinare
• Offline-Veranstaltungen

Messungen

Daten sind beim Lead Management Process das A und O. Daher ist es für Sie von Vorteil, alle nötigen Kennzahlen zu kennen. Nutzen Sie die erhobenen Daten zudem, um daraus Optimierungspotenziale abzuleiten und Ihren Lead Management Process immer weiter zu verbessern.

Fazit: Lead Management Process bringt viele Vorteile mit sich!

Ein Lead Management Process ist für Unternehmen sehr sinnvoll, um Interessenten zu zahlenden Kunden zu machen. Der Prozess durchläuft mehrere Schritte, die von grosser Relevanz sind. Zudem sollten Sie ein paar Tipps berücksichtigen, um das meiste aus Ihrem Lead Management herauszuholen.

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